Dealer / Agent Code of Business Conduct

Dealer / Agent Code of Business Conduct


Hunter Douglas (defined below) is committed to fair and ethical business conduct. Hunter Douglas requires its partners, suppliers, and vendors, as well as their employees, agents and subcontractors (“Vendor” or “you”), to embrace this commitment to integrity by complying with the Hunter Douglas Vendor Code of Business Conduct (the “Code”).


DEFINITIONS
The following terms and definitions apply to this Code:

Vendor" means any individual or firm authorized, whether formally or not, directly or via an intermediary, to act or represent that it acts on behalf of a supplier of products and/or services and/or sub-contractor to Hunter Douglas;

anything of value” means cash, gifts (including gifts to family members), discounts on products and/or services not readily available to other customers, commission payments, stock shares, a promise to pay, loans, assumption or forgiveness of a debt, payment or reimbursement of expenses, personal favors, entertainment, meals, travel, political & charitable contributions, business opportunities, medical care, or an offer of employment for a government official or a relative of a government official;

Counterparties” means customers or government officials with whom you are doing business on Hunter Douglas behalf as our appointed service providers or installers.

Hunter Douglas” means Hunter Douglas Asia, which as of the date of this Code has the following subsidiaries:
 
HD (China) Holdings Company Limited HD Singapore Pte Limited
HD Architectural Products (Xi’an) Co. Ltd. HD India Private Limited
HD Architectural Products Terracotta (China) Co. Ltd. PT Hunter Douglas Indonesia
HD Architectural Products (China) Co. Ltd. HD Japan Limited
HD Architectural Products (Shenyang) Co. Ltd. HD Korea Limited
HD Architectural Products (ChengDu) Co. Ltd. HD (Malaysia) Sendirian Berhad
HD Architectural Products (Shenzhen) Co. Ltd. HD Manufacturing (Malaysia) Sdn Bhd
HD Window Covering Products (China) Co. Ltd. Hunter Douglas Taiwan Ltd.
HD Building Products (Beijing) Co. Ltd. Hunter Douglas (Thailand) Ltd.
HD China / Hong Kong Ltd. Hunter Douglas Vietnam Ltd.
Turnils-Mermet (Shanghai) Co. Ltd. HD Indochina Co. Ltd.
Turnils-Mermet Asia Sdn Bhd Blaze Manufacturing Company Ltd.
  Công ty TNHH Sản xuất Vinh Quang

Facilitating Payment” means a small payment that is designed to secure or expedite a routine government action by a Government Official;

Government Entity” means an entity or business which is owned, controlled or affiliated with a government or a government organization;

Government Official” means:
  • Officers, employees or official representatives of any national, regional, local, or other Government Entity, including elected officials; or
  • Officers, employees or official representatives of companies in which a government owns an interest; or
  • Current candidates for political office at any level; or
  • Political parties and their officials; or
  • Officers, employees, or official representatives of public (quasi-governmental) international organizations, such as the World Bank, Red Cross, United Nations, International Monetary Fund, etc.
routine government action” means obtaining permits, licenses, or other official documents; processing governmental papers, such as visas and work orders; scheduling an inspection; providing police protection, securing mail pickup or delivery; getting utilities such as power or phones connected; loading and unloading cargo; moving perishable goods through customs; and actions of a similar nature;


COMPLIANCE WITH THE VENDOR CODE
The Code may not cover every situation a Vendor may face. When in doubt or when there are questions or concerns about a violation of the Code, Vendors can seek guidance from the Hunter Douglas Asia controller: roy.chen@hunterdouglas.cn
Though Vendors must self-monitor, they should be able to demonstrate their compliance with this Code upon Hunter Douglas request. If a Vendor is noncompliant, Hunter Douglas reserves the right to take appropriate actions, including contract termination. Hunter Douglas may require removal from the Hunter Douglas account of any Vendor personnel who behaves in manner that is unlawful or incompatible with this Code.


ANTI BRIBERY AND CORRUPTION
a. General Standard
Hunter Douglas strictly prohibits you from giving bribes of any kind to parties including staff of Hunter Douglas to obtain business as a vendor to obtain a project or an order for your products or services. Accordingly, you are not permitted to give or offer anything of value to anyone improperly to gain or retain business or to obtain or retain a business advantage. The more detailed sections below set forth what gifts and entertainment are appropriate and what are improper. Hunter Douglas makes no distinction between bribery of government officials and bribery of workers in other sectors. Both are unacceptable. Hunter Douglas requires that all payments and receipts are recorded in your books and records in accordance with applicable accounting standards and legal requirements.

b. Payments
You may not make, offer, or facilitate a payment to anyone to win influence or gain or retain business or an improper business advantage. Payments that are improper if made directly by you may not be made indirectly (for example, through a relative, agent or dealer). Even if you are not certain that a part of a payment to a third party will be passed on as a bribe, you must not make or facilitate that payment if you believe that bribery will or is likely to occur. Hunter Douglas prohibits Facilitating Payments unless the specific payment is confirmed in writing in advance and approved by the Hunter Douglas controller as lawful.

c. Record-Keeping and Accounting Requirements
Anti-corruption laws generally require a company to maintain books, records and accounts in reasonable detail, accurately reflecting all transactions of the company regardless of value and maintain an adequate system of internal accounting controls.
As a consequence, you may not take any action designed to falsify records to disguise all or part of a transaction. For example, you may not characterize a payment as being to party “x” when it was actually made to party “y,” or change the described purpose of a payment to hide or mischaracterize its true purpose. You must also always enter records and amounts correctly. . As a Vendor to Hunter Douglas, you commit to maintain reasonable record-keeping and accounting practices to accounts for all money.

d. Gifts
In some locations, it may be customary to give token gifts to Counterparties.
You may give a small gift if it (1) is not cash or a cash equivalent (e.g., gift cards, securities); (2) is not offered in exchange or as a reward for any action or inaction; (3) is permitted under both local law and the guidelines of the recipient’s employer; (4) comports with local custom; and (5) is presented with complete transparency and recorded on your books; and (5) the gift is not worth more than USD 500.

e. Entertainment and Travel
With respect to Government Officials, anti-corruption laws generally permit companies to pay for travel and accommodation expenses of a Government Official visiting a company site or other business-related location, provided that (a) the travel is for a legitimate business purpose, such as a meeting to discuss regulatory issues or to demonstrate company products; and (b) the expenses are reasonable given the seniority of the Government Official.
With respect to Counterparties, business entertainment expense must be both ordinary and necessary, and meet either of the following two tests:
  • entertainment took place in a clear business setting, or the main purpose of entertainment was the active conduct of business, and you did engage in business with the person during the entertainment period, and you had more than a general expectation of getting some specific business benefit; or,
  • entertainment was associated with your business and the entertainment directly preceded or followed a substantial business discussion.
All expense must be fully documented with appropriate receipts and a complete description as to time, place, and type of entertainment; name title, and business affiliation of Counterparties, suppliers, or other business partners entertained; and the business purpose of the entertainment. If entertainment was provided in a place not normally conducive to a business discussion (theater, sporting event, etc.), show the date, time, duration, place, nature, and participants in the related business discussion preceding or following the entertainment. The entertainment may not be such that offering the same will violate local law (e.g. meals with too many courses than allowed for government officials).

f. Political and Charitable Contributions
You may not make political or charitable donations (including sponsorships) to obtain or retain business or to gain an improper business advantage. Any political or charitable contributions or sponsorships that you make, must be allowed under local law, made to or for a bona fide political or charitable organization.

g. Dealings with Third Parties and Counterparties
Hunter Douglas commitment to compliance with anti-corruption laws extends to the activities of its Vendor You should be careful to avoid any situation involving a third party that might lead to a violation of any applicable anti-corruption laws.  Hunter Douglas policy requires periodic due diligence reviews at the regional level for select Counterparties representing or acting on behalf of the Company.
 

ANTITRUST
Vendors must comply with applicable antitrust and fair competition laws. Unethical business practices such as improper exchange of competitive information, price fixing, bid rigging, or improper market allocation are prohibited.


HEALTH AND SAFETY
Vendors shall incorporate health and safety management practices into all aspects of their business. Vendors must fully comply with all applicable safety and health laws, including in the areas of occupational safety, emergency preparedness, occupational injury and illness, industrial hygiene, physically demanding work, machine safeguarding, sanitation, food, and housing. Vendors shall minimize employee and visitor exposure to potential safety hazards by appropriately identifying, assessing and minimizing risks. The same applies to laws for protection of children and others with special health and safety requirements, such as during a pregnancy.


REPORTING
Vendors must allow employees to raise issues or concerns without fear of retaliation.


CODES OF CONDUCT AND SUB-TIER VENDORS
Vendors must have management systems in place to support compliance with laws, regulations, and this Code. We encourage our Vendors to implement their own written code of conduct.


ハンターダグラス ディーラー/代理店ビジネス行動規範(「DACPBC」)
 
ハンターダグラス(以下に定義します。)は、公正かつ倫理的なビジネス活動の遂行に取り組んでいます。ハンターダグラスは、その事業に関与するパートナー、サプライヤー、およびベンダー、ならびにこれらの者の従業員、代理人、請負業者の皆様に対し、ハンターダグラス ディーラー/代理店ビジネス行動規範(「本規範」)を遵守頂き、かかる贈収賄・腐敗防止の取り組みにご理解、ご協力を求めます。
 
定義
 
本規範には、以下の語句および定義が適用されます。
 
「ディーラー/代理店」は、直接的、間接的(仲介)、正式、非正式か否かを問わず、ハンターダグラスの製品およびサービスの販売または取付を行う権限を有する個人または企業を意味します。
 
「何らかの価値のあるもの」は、現金、贈答品(家族への贈物を含む)、例外的な製品ならびにサービスの割引、手数料の支払、株式、支払の約束、貸付、負債の負担または免除、費用の支払または償還、個人的な優遇、接待、食事、旅費、政治・慈善上の寄付、事業機会、医療、その他政府公務員またはその親族に対する雇用の申入れを意味します。
 
「取引相手方」は、ハンターダグラスに対し素材を注文、またはハンターダグラスから図面その他の物品およびサービスを調達する際に取引を行う相手となる個人・企業または政府公務員を意味します。
 
「ハンターダグラス」は、ハンターダグラスアジアを意味し、本規範の日付において以下の子会社が含まれます。
 
HD (China) Holdings Company Limited HD Singapore Pte Limited
HD Architectural Products (Xi’an) Co. Ltd. HD India Private Limited
HD Architectural Products Terracotta (China) Co. Ltd. PT Hunter Douglas Indonesia
HD Architectural Products (China) Co. Ltd. HD Japan Limited
HD Architectural Products (Shenyang) Co. Ltd. HD Korea Limited
HD Architectural Products (ChengDu) Co. Ltd. HD (Malaysia) Sendirian Berhad
HD Architectural Products (Shenzhen) Co. Ltd. HD Manufacturing (Malaysia) Sdn Bhd
HD Window Covering Products (China) Co. Ltd. Hunter Douglas Taiwan Ltd.
HD Building Products (Beijing) Co. Ltd. Hunter Douglas (Thailand) Ltd.
HD China / Hong Kong Ltd. Hunter Douglas Vietnam Ltd.
Turnils-Mermet (Shanghai) Co. Ltd. HD Indochina Co. Ltd.
Turnils-Mermet Asia Sdn Bhd Blaze Manufacturing Company Ltd.
  Công ty TNHH Sản xuất Vinh Quang
 
「ファシリテーションペイメント」は、政府公務員による通常の政府行為確保または迅速化のための政府公務員への少額の支払金を意味します。
 
「政府団体」は、政府または政府機関により所有もしくは運営され、またはこれと関係を有する団体または企業を意味します。
 
「政府公務員」は、以下を意味します。
 
• 国、地域、地方またはその他の政府団体における役員、職員、または正式な代表者
(選出議員含みます。)
• 政府が権益を有する企業の役員、職員または正式な代表者
• 官職・公職候補者(官職・公職のレベルを問いません。)
• 政党およびその職員
•  世界銀行、赤十字、国際連合、国際通貨基金といった公的(準国家的)な国際組織の役員職員、または正式な代表者
 
「通常の政府行為」は、許可、免許、またはその他の公式文書の取得、政府発行文書(査証および作業指示書など)の事務処理、検査日程の作成、警察の保護の提供、郵便物の集配の確保、公益事業(電気または電話の接続など)の確保、貨物の積載および荷下し、生鮮品の通関、ならびに類似の性質を有する業務を意味します。


ディーラー/代理店規範の遵守
 
本規範にない事項に関し、ディーラー/代理店が疑義がある場合、または本規範の違反に関して疑問もしくは懸念がある場合、ディーラー/代理店は、各地域を担当しているハンターダグラスのファイナンス・アドミニストレーションマネージャーに確認を求めることができます。
 
ディーラー/代理店においては、本規範の遵守について内部監査を行うことが求められ、必要な場合、ハンターダグラスは、本規範の遵守状況に関し、調査、監査を実施する場合があります。ディーラー/代理店において不遵守がある場合、ハンターダグラスは、契約解除を含め、適切な措置を講じる権利を保持します。ディーラー/代理店において違法または本規範を遵守しない活動が認められた場合、口座閉鎖処置が行われる場合があります。

 
賄賂および腐敗の禁止

a. 一般規範

ハンターダグラスは、貴社が、ハンターダグラスの代理人として取引取得のため、またはディーラーもしくはベンダーとして、ハンターダグラスから提供される素材、図面、製品およびサービスを必要とするプロジェクト、発注の獲得のための関係者に対するいかなる種類の賄賂、腐敗行為を厳格に禁止します。そのため、貴社は、取引取得・保持、または事業上の不当な優位性取得・保持のために、いかなる者に対しても何らかの価値のあるものを不正に提供することは認められません。以下において、贈答品並びに接待の適切な範囲が定義されています。ハンターダグラスは、政府公務員への賄賂か否かに関わらず、すべての賄賂を受け入れることはできません。貴社におきましては、すべての金銭の支払または受領を会計規則並びに法的要件に則り、帳簿類に記録されることが求められます。

b. 支払

貴社は、取引取得または不正な事業上の利益取得・保持を目的として、いかなる者に対しても、支払、提供、または助長してはなりません。貴社による不正な直接的支払は、間接的(親族、代理人、または小売業者を通じて)にも行ってはなりません。第三者に対する支払が賄賂にあたるか確証がない場合であっても、疑いがあると考える場合には当該支払を実行してはなりません。ハンターダグラスは、ファシリテーションペイメントについて、ハンターダグラスの経理責任者により事前に書面にて支払が適法であることが承認されない限り、禁止します。

c. 記録管理および会計要求事項

腐敗防止に関する法律では、帳簿、記録および内部財務管理の基準があり、一般的に、価額に関わらず会社のすべての取引を正確に記載した合理的かつ詳細な帳簿記録類および会計諸記録の作成、保存、ならびに内部会計統制の適切なシステムの維持を求めています。

d. 贈答品

地域によって、取引相手方に対し贈答品の授与は慣習である場合があります。

以下の場合、贈答品の交付は認められることがあります。

(1) 現金または現金同等物(ギフトカード、証券類など)に該当しない。
(2) 特定の行為、不作為の見返りとして提供されるものに該当しない。
(3) 現地法律並びに受領者の雇用者指針の下で許容されているもの。
(4) 現地慣習と適合し、完全かつ透明性を持った帳簿記録がされているもの。
(5) 価額が500米ドル以下であるもの。

e. 接待および出張

政府公務員に関し、腐敗防止に関する法律では一般的に、会社現場またはその他事業に関連する場所を政府公務員が訪問するための交通費および宿泊費の会社支払いを以下の場合に限り、認めております。

 (a) 移動に適法、正当な事業目的があること(規制に関する協議、会社製品の実演を行うための会合など)
 (b) 政府公務員の地位を考慮して合理的な経費であること。
 
取引相手方に関しては、接待の経費は、通常の範囲内、かつ必要と見なされるものであるとともに、以下の2つの基準を満たしていなければなりません。

 (a) 事業を背景としていることが明らかな状況で接待が行われ、または接待の主たる目的が事業の積極的な遂行にあること。接待を行っている期間中に貴社が当該者との取引関係にあること。
 (b) 接待が業務と関連しており、業務関連の実質的な協議・打合せの直前または直後に行われること。
 
全ての経費は適切な領収書とともに、接待の時期、場所、および種類、接待を受けた取引相手方、サプライヤーその他の事業パートナーの氏名、役職、および事業上の所属、ならびに接待の事業上の目的が記載された文書により、完全に証明されることが必要となります。事業に関する協議に通常は適切でない場所(劇場、スポーツの試合など)で接待が行われる場合、接待の前または後に行われた業務に関する当該協議・打合せの日時、時間、場所、内容、および出席者に関して証明が必要となります。接待は、法律に違反するようなもの(政府公務員への許容されている範囲を超えたコース料理の食事など)であっていはいけません。

f. 政治・慈善上の寄付

取引の取得・保持、または不当な事業上の利益取得のために政治上または慈善上の寄付(スポンサーとしての資金提供を含みます。)を行ってはなりません。政治上または慈善上の寄付または資金提供を行う場合、誠実な政治団体または慈善団体に対し行われ、法律で許容されているものでなければなりません。

g. 第三者および取引相手方との取引

腐敗防止に関する法律を遵守するハンターダグラスの取り組みは、その取引相手方にも及びます。第三者との関わりで腐敗防止に関する適用法に違反することになりかねない状況を回避する必要があります。ハンターダグラスの取引相手方がハンターダグラスを代理して第三者に不正の支払を行った場合、または贈収賄を未然に防げなかった場合は、ハンターダグラスと貴社、双方に責任を問われることがあります。ハンターダグラスの方針では、代理する取引相手方の選考、見直しのために地域レベルで定期的なデューデリジェンス審査を実施します。
 

独占禁止
 
ディーラー/代理店は、独占禁止法および公正取引法を遵守しなければなりません。非倫理的な事業慣行(競合情報の不正な交換、価格設定、談合、または不正な市場割当など)は、禁止されます。
 

安全衛生
 
ディーラー/代理店は、安全衛生管理の慣行の取り組みが必要となります。ディーラー/代理店は、労働安全、緊急事態の対応準備、労働災害・疾病、産業衛生、肉体的な重労働、機械防護措置、公衆衛生、食品、および住宅の分野における安全衛生に関する法をすべて遵守しなければなりません。ディーラー/代理店は、安全上の危害を従業員および訪問者が受ける可能性について、適切に危険を特定、認識することにより、極力従業員並びに訪問者が受ける安全上の危害を最小にとどめることが求められます。このことは児童その他特別な安全衛生が要求される者(妊娠期間中など)を保護する法律についても当てはまります。
 

報告
 
ディーラー/代理店は、従業員に対し、提起・報告をすることで従業員に不利益を生じることのないよう、適切な措置を講じなければなりません。
 

行動規範および請負販売店
 
ディーラー/代理店は、法令および本規範の遵守を支援する管理システムの実施が求められます。ハンターダグラスはディーラー/代理店に対し、自社行為規範を実施することを奨励します。