This is a global policy (“Policy”) of Hunter Douglas Asia (“HDA”). It applies to you, in your capacity as an employee of any of the subsidiaries throughout the Asian Region.
INTRODUCTION HDA is committed to conducting its business activities with honesty and fairness. An important part of honoring that commitment is making sure that everyone at HDA, and everyone that represents HDA, upholds our standards of ethical business conduct. This Policy applies to you, as an HDA employee, in your conduct of business. The Policy also applies to HDA’s Business Partners who sell our products, as well as other representatives and intermediaries who deal with government officials or private commercial parties on our products. This Policy is designed to uphold our values and assure compliance with anti-corruption laws in all countries in which the Hunter Douglas Group operates, including not only the local laws of the Asian countries in which HDA operates, third-country laws in the case of exports outside the region and the U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), the UK Bribery Act which can have a broader extraterritorial reach based on a nexus such as payments in US dollars or involvement of senior management of Hunter Douglas based in the US or in some specific cases, in the UK or on acts by expatriates from the US or the UK working in the region. There are severe financial and criminal penalties for violations of anti-corruption laws. For example, FCPA violations may result in millions (USD) in fines, as well as imprisonment for individuals, while violations of the UK Bribery Act carry unlimited fines and imprisonment. In addition, fines imposed upon employees, directors, officers and agents cannot be paid or reimbursed, directly or indirectly, by the Company. If you fail to live up to the standards set forth in this Policy, you will be subject to disciplinary sanctions, up to and including termination. Our Code of Business Conduct reminds and encourages you to report any concerns without fear of retaliation. You will never be punished in any way for raising questions or reporting possible issues in good faith. HDA Business Partners who fail to comply with the applicable standards set forth in this Policy will also be subject to actions that may include termination of our business relationship, as well as damages and other legal remedies. 1. DEFINITIONS The following terms and definitions apply to this Policy: “Agent” means any individual or firm authorized, whether formally or not, directly or via an intermediary, to act or represent that it acts on behalf of selling and or installing HDA's products and services; “anything of value” means cash, gifts (including gifts to family members), discounts on products and/or services not readily available to other customers, commission payments, stock shares, a promise to pay, loans, assumption or forgiveness of a debt, payment or reimbursement of expenses, personal favors, entertainment, meals, travel, political & charitable contributions, business opportunities, medical care, or an offer of employment for a government official or a relative of a government official; “HDA” means Hunter Douglas Asia, which as of the date of this Policy has the following subsidiaries:
“Business Partner” means all distributors, joint venture partners, Agents, consultants and any other third party who act, or represent that they sell HDA’s products and services; “Facilitating Payment” means a small payment that is designed to secure or expedite a routine government action by a Government Official; “Government Entity” means an entity or business which is owned, controlled or affiliated with a government or a government organization; “Government Official” means:
“routine government action” means obtaining permits, licenses, or other official documents; processing governmental papers, such as visas and work orders; scheduling an inspection; providing police protection, securing mail pickup or delivery; getting utilities such as power or phones connected; loading and unloading cargo; moving perishable goods through customs; and actions of a similar nature;
“you” means (a) you, in your capacity as an HDA employee, (b) all employees, directors and officers of HDA, and (c) all Business Partners of HDA and its subsidiaries worldwide, as applicable. 2. STANDARDS OF CONDUCT a. Conflicts of Interests
Conflicts of interest (e.g. your receiving gifts from counterparties) is not covered by this Policy but rather by the Hunter Douglas Group Conflict of Interest Policy. Generally speaking, that policy prohibits you from receiving more than small gifts from counterparties, doing business on behalf of an HD company with counterparties with which you have financial or family ties as well as personal dealings with the counterparties.
b. General Standard HDA strictly prohibits you from giving bribes of any kind. Accordingly, you are not permitted to give or offer anything of value to anyone improperly to gain or retain business or to obtain or retain a business advantage. The more detailed sections below set forth what gifts and entertainment are appropriate and what are improper. HDA makes no distinction between bribery of government officials and bribery of workers in other sectors. Both are unacceptable. HDA requires that all payments and receipts are recorded in HDA’s books and records in accordance with applicable accounting standards and legal requirements.
c. Payments You may not make, offer, or facilitate a payment to anyone to win influence or gain or retain business or an improper business advantage. Payments that are improper if made directly by you may not be made indirectly (for example, through a relative, agent or dealer). Even if you are not certain that a part of a payment to a third party will be passed on as a bribe, you must not make or facilitate that payment if you believe that bribery will or is likely to occur. HDA prohibits Facilitating Payments unless the specific payment is confirmed in writing in advance and approved by the HDA controller as lawful. All Facilitating Payments must be accurately described and recorded in the appropriate accounting books and records of the relevant HDA entity. Failure to obtain advance written approval for, and accurately record any, facilitation payment, is ground for disciplinary action, up to and including termination.
d. Record-Keeping and Accounting Requirements Anti-corruption laws generally require a company to maintain books, records and accounts in reasonable detail, accurately reflecting all transactions of the company regardless of value and maintain an adequate system of internal accounting controls.
If you believe that a payment has been or may be recorded improperly, you have a duty to report this immediately to the:
e. Gifts
In some locations, it may be customary to give token gifts to Business Partners with whom you are doing business on HDA’s behalf.
You may give a small gift if it (1) is not cash or a cash equivalent (e.g., gift cards, securities); (2) is not offered in exchange or as a reward for any action or inaction; (3) is permitted under both local law and the guidelines of the recipient’s employer; (4) comports with local custom; and (5) is presented with complete transparency and recorded on HDA’s books; and (5) the gift is not worth more than USD 500. f. Entertainment and Travel With respect to Government Officials, anti-corruption laws generally permit companies to pay for travel and accommodation expenses of a Government Official visiting a company site or other business-related location, provided that (a) the travel is for a legitimate business purpose, such as a meeting to discuss regulatory issues or to demonstrate company products; and (b) the expenses are reasonable given the seniority of the Government Official.
As a consequence, HDA requires that a Government Official Travel Acknowledgement (see Appendix) be completed in advance of any commitment to pay for travel or accommodation expenses for a Government Official. Completed, signed Acknowledgements must be sent to the Regional Controller. Travel cannot include side trips to non-business destinations, and HDA will not cover the expenses of family or friends. With respect to Business Partners, business entertainment expense must be both ordinary and necessary, and meet either of the following two tests:
All expense must be fully documented with appropriate receipts and a complete description as to time, place, and type of entertainment; name title, and business affiliation of customers, suppliers, or other business partners entertained; and the business purpose of the entertainment. If entertainment was provided in a place not normally conducive to a business discussion (theater, sporting event, etc.), show the date, time, duration, place, nature, and participants in the related business discussion preceding or following the entertainment. The entertainment may not be such that offering the same will violate local law (e.g. meals with too many courses than allowed for Chinese officials).
Expenses for gifts or entertainment not allowed under this Policy are not reimbursable. g. Political and Charitable Contributions You may not make political or charitable donations (including sponsorships), whether in your own name or in the name of HDA, to obtain or retain business or to gain an improper business advantage. Any approved political or charitable contributions or sponsorships that HDA makes, must be allowed under local law, made to or for a bona fide political or charitable organization. This Policy does not restrict your personal support of any charitable or political organization in your own name.
To avoid even the appearance of impropriety, you must secure the prior written approval of the regional controller before making a political or charitable contribution on HDA’s behalf, or as a result of a request made to you in your role at HDA, other than as a result of charitable initiatives sponsored by HDA. Any connection of any Government Official to any organization receiving a proposed contribution must be identified. h. Dealings with Third Parties and Business Partners HDA’s commitment to compliance with anti-corruption laws extends to the activities of its Business Partners. You should be careful to avoid any situation involving a third party that might lead to a violation of any applicable anti-corruption laws. Both HDA and you can be held liable for improper payments made by HDA’s Business Partners to a third party on HDA’s behalf, or failing to prevent bribery by those acting on HDA’s behalf. HDA policy requires periodic due diligence reviews at the regional level for select Business Partners representing or acting on behalf of the Company.
First, new business partners who are expected to do a volume of business with HDA in excess of USD 5,000 per year, need to be screened by the Business Units Controller for PEP status, sanctions, and reputational risk. Second, all business partners are required to sign the Vendor Letter of Declaration VLOD in the current form. You must remain alert to certain suspicious circumstances, the more common types of which are listed as “Red Flags” below. These circumstances may indicate higher corruption risk: Red Flags: The Business Partner: appears from the screening through Refinitiv or another system to be a Politically Exposed Person (PEP), related to a PEP, related to or affiliated with a government contract official, or have a history of criminal convictions or on a sanctions list: resides outside the country in which the services are to be rendered; or was specifically requested or recommended by a Government Official; or refused to sign the Vendor Letter of Declaration VLOD and/or requests such wording to be deleted or amended; or provides incomplete or inaccurate information in due diligence disclosures; or requests payments to be made to a third party or a third-country bank account, or requests other unusual financial arrangements; or requests payment in cash; or requests that false invoices or other documents be created or prepared in connection with a transaction; or uses unidentified sub-agents or sub-contractors to assist in their work; or requests an usually high commission or success fee or appears to be earning an excessive dealer margin in relation to the services provided and the credit and other risk assumed; or requests a commission be paid before announcement of a contract signing or regulatory decision; or requests lavish entertainment, gifts, or travel in connection with negotiations; or requests reimbursement for poorly documented/questionable expenses; or does not have the relevant qualifications, organisational resources or staff for the services being provided. If you encounter or perceive any of these Red Flags when considering a new Business Partner or working with an existing Business Partner, you should contact the regional controller. |
本文書は、ハンターダグラスアジア(以下「HDA」という)のグローバルポリシー(以下「ポリシー」)です。
「ビジネスパートナー」は、HDAの製品およびサービスの販売を行うすべての販売業者、合弁事業のパートナー、エージェント、コンサルタント、およびその他第三者を意味します。 「ファシリテーションペイメント」は、政府公務員による通常の政府行為確保または迅速化のための政府公務員への少額の支払金を意味します。 「政府団体」は、政府または政府機関により所有もしくは運営され、またはこれと関係を有する団体または企業を意味します。 「政府公務員」は、以下を意味します。 • 国、地域、地方またはその他の政府団体における役員、職員、または正式な代表者 (選出議員含みます。) • 政府が権益を有する企業の役員、職員または正式な代表者 • 官職・公職候補者(官職・公職のレベルを問いません。) • 政党およびその職員 • 世界銀行、赤十字、国際連合、国際通貨基金といった公的(準国家的)な国際組織の役員職員、または正式な代表者 「通常の政府行為」は、許可、免許、またはその他の公式文書の取得、政府発行文書(査証および作業指示書など)の事務処理、検査日程の作成、警察の保護の提供、郵便物の集配の確保、公益事業(電気または電話の接続など)の確保、貨物の積載および荷下し、生鮮品の通関、ならびに類似の性質を有する業務を意味します。 「あなた」は、 (a) 取締役、役員、従業員を含むHDAで勤務するすべての者(b)HDAに関与するすべてのビジネスパートナーおよびその子会社を意味します。 2. 行動規範 a. 利益相反 利益相反(例として取引先から贈答品を受け取ること)については、本ポリシーではなく、ハンターダグラスグループ利益相反ポリシーで取り扱われています。その趣旨としては、取引先から許容されている以上の贈答品を受け取ること、金銭的または家族的なつながりのある取引先を相手に、HDAの代理としてビジネスを行うこと、および取引先と個人的な取引を行うことが禁止されています。 b. 一般規範 HDAはいかなる種類の賄賂、腐敗行為を厳格に禁止します。そのために取引取得・保持、または事業上の不当な優位性取得・保持のために、いかなる者に対しても何らかの価値のあるものを不正に提供することは認められません。以下において、贈答品並びに接待の適切な範囲が定義されています。HDAでは、政府公務員への賄賂か否かに関わらず、すべての賄賂を受け入れることはできません。HDAは、すべての金銭の支払または受領を会計規則並びに法的要件に則り、帳簿類に記録されることが求められます。 c. 支払 取引取得または不正な事業上の利益取得・保持を目的として、いかなる者に対しても、支払、提供、または助長してはなりません。不正な直接的支払は、間接的(親族、代理人、または小売業者を通じて)にも行ってはなりません。第三者に対する支払が賄賂にあたるか確証がない場合であっても、疑いがあると考える場合には当該支払を実行してはなりません。HDAはファシリテーションペイメントについて、HDAの経理責任者により事前に書面にて支払が適法であることが承認されない限り、禁止します。すべてのファシリテーションペイメントは、該当するHDAの部署の適切な会計帳簿および記録に正確に記述・記録される必要があります。ファシリテーションペイメントについて事前の書面承認を取得していない場合、または正確に記録しない場合は、本ポリシーの違反行為にあたり、解雇も視野に入れた厳格な懲戒処分の対象となります。 d. 記録管理および会計要求事項 腐敗防止に関する法律では、帳簿、記録および内部財務管理の基準があり、一般的に、価額に関わらず会社のすべての取引を正確に記載した合理的かつ詳細な帳簿記録類および会計諸記録の作成、保存、ならびに内部会計統制の適切なシステムの維持を求めています。 そのため、支払いの記録が不十分であった、または不適切な処理と考えられる場合は、直ちに以下まで報告する義務があります。 • 担当地域のCFO • アジア地域経理責任者 • ハンターダグラスグループCFO e. 贈答品 地域によって、ビジネスパートナーに対し贈答品の授与は慣習である場合があります。 以下の場合、贈答品の交付は認められることがあります。 (1) 現金または現金同等物(ギフトカード、証券類など)に該当しない。 (2) 特定の行為、不作為の見返りとして提供されるものに該当しない。 (3) 現地法律並びに受領者の雇用者指針の下で許容されているもの。 (4) 現地慣習と適合し、完全かつ透明性を持った帳簿記録がされているもの。 (5) 価額が500米ドル以下であるもの。 f. 接待および出張 政府公務員に関し、腐敗防止に関する法律では一般的に、会社現場またはその他事業に関連する場所を政府公務員が訪問するための交通費および宿泊費の会社支払いを以下の場合に限り、認めております。 (a) 移動に適法、正当な事業目的があること。(規制に関する協議、会社製品の実演を行うための会合など) (b) 政府公務員の地位を考慮して合理的な経費であること。 そのため、HDAは、政府公務員の交通費および宿泊費の支払に関し、前もって政府公務員出張確認書の作成を求めています。作成および署名した確認書はアジア地域経理責任者に送付する必要があります。出張にはビジネスと関係のない目的地への立ち寄りを含むことはできず、家族または友人の費用は負担しません。 ビジネスパートナーについては、接待の経費は、通常の範囲内、かつ必要とみなされるものであるとともに、以下の2つの基準を満たしていなければなりません。 (a) 事業を背景としていることが明らかな状況で接待が行われ、または接待の主たる目的が事業の積極的な遂行にあること。接待を行っている期間中に当該者との取引関係にあること。 (b) 接待がHDAの業務と関連しており、業務関連の実質的な協議・打合せの直前または直後に行われること。 全ての経費は適切な領収書とともに、接待の時期、場所、および種類、接待を受けた顧客、サプライヤーその他の事業パートナーの氏名、役職、および事業上の所属、ならびに接待の事業上の目的が記載された文書により、完全に証明されることが必要となります。事業に関する協議に通常は適切でない場所(劇場、スポーツの試合など)で接待が行われる場合、接待の前または後に行われた業務に関する当該協議・打合せの日時、時間、場所、内容、および出席者に関して証明が必要となります。接待は、法律に違反するようなもの(政府公務員への許容されている範囲を超えたコース料理の食事など)であっていはいけません。 本ポリシーで認められていない贈答品または接待の費用に関して、精算を行うことはありません。 g. 政治・慈善上の寄付 個人名義かHDAの名義にかかわらず、取引の取得・保持、または不当な事業上の利益取得のために政治上または慈善上の寄付(スポンサーとしての資金提供を含みます。)を行ってはなりません。政治上または慈善上の寄付または資金提供をHDAが承認・実施する場合、誠実な政治団体または慈善団体に対し行われ、法律で許容されているものでなければなりません。なお、本ポリシーは、個人的な慈善団体または政治団体に対する支援を制限するものではありません。 不適切な状況を回避するために、HAD自身がスポンサーとなっている慈善事業を除き、HDAの代理として、政治・慈善上の寄付を行う場合は、事前にアジア地域経理責任者の書面による承認を得る必要があります。合わせて、提案された献金または寄付を受ける団体と政府公務員との関係性を明らかにする必要があります。 h. 第三者およびビジネスパートナーとの取引 腐敗防止に関する法律を遵守するHDAの取り組みは、そのビジネスパートナーにも及びます。第三者との関わりで腐敗防止に関する適用法に違反することになりかねない状況を回避する必要があります。HDAのビジネスパートナーがHDAを代理して第三者に不正の支払を行った場合、または贈収賄を未然に防げなかった場合は、HDAとあなたの双方に責任を問われることがあります。そのため、次のことをビジネスパートナーにお願いするとともに、HDAの方針では、代理するビジネスパートナーの選考、見直しのために地域レベルで定期的なデューデリジェンス審査を実施します。 1. HDAと年間5,000米ドルを超える金額の取引を行うことが予想される新規のビジネスパートナーは、PEPの状態、制裁、風評被害の危険性に関して、担当地域の経理責任者による調査を受けなければなりません。 2. すべてのビジネスパートナーは、現行のベンダー(供給業者)同意書(VLOD)に署名することが求められます。 疑わしい状況には常に注意しておく必要があります。起こりやすい事例が、以下に「危険信号」として記載されています。これらの状況は、高い腐敗の危険性があります。 危険信号: ビジネスパートナーが以下の項目に該当する場合 Refinitivまたはその他のシステムによる調査の結果、重要な公的地位にある者(PEP)、PEPの関係者、政府契約担当官の関係者または連携者、前科または制裁リストに掲載された経歴がある者と考えられる場合 事業・ サービスの提供予定である国以外に居住している場合 政府公務員から特に指名または推薦された場合 ベンダー(供給業者)同意書 (VLOD)への署名を拒否した場合、または文言の削除または修正を要求してくる場合 デューデリジェンスの開示において、不完全または不正確な情報を提供してくる場合 第三者への、または第三国の銀行口座への支払いを要求してくる場合、またはその他の不自然な財務上の取り決めを要求してくる場合 現金での支払いを要求してくる場合 取引と関連して、架空請求書またはその他の文書の作成または準備を要求してくる場合 業務を補助するために不明な副代理業者または下請け業者を使用している場合 不当に高い手数料または成功報酬を要求してくる場合、または、提供されるサービス、信用、その他の想定されるリスクと関連して、過剰なディーラーマージンを得ていると考えられる場合 契約締結の通知または規則の決定の前に手数料の支払いを要求してくる場合 交渉と関連して通常の範囲を超えた接待、贈答品、出張を要求してくる場合 不十分な 記録または疑わしき経費の精算を要求してくる場合 サービス提供のための適切な資格、組織編成、スタッフを備えていない場合 新規のビジネスパートナーの検討、または既存のビジネスパートナーとの取引の際に、これらの危険信号に当てはまる、またはその疑いがある場合には、アジア地域経理責任者に速やかに報告しなければなりません。 |